我去年入職這家公司，今年的三月份開始負(fù)責(zé)人力資源部。著手工作遇到的第一個挑戰(zhàn)，就是工資出錯太多，員工意見很大。做過工資的人都知道，算工資是件很簡單又繁瑣的事，要把工作做到百分百準(zhǔn)確，很不容易，尤其是沒有系統(tǒng)作為支撐人數(shù)又很多異動情況又很復(fù)雜的情況下，而如果核算工資的人本身沒有財務(wù)，人事或者行政背景，對數(shù)據(jù)也不敏感，那就更麻煩了?，F(xiàn)在我面臨的就是這樣的局面，負(fù)責(zé)工資的小華(他當(dāng)然不叫小華)從前是做系統(tǒng)運(yùn)維的，很勤勉也很努力，他幾乎把整個月的時間都花在了算工資上，并開發(fā)了一套他自己的工資報表，他認(rèn)為這套報表能夠準(zhǔn)確的核算出工資，但結(jié)果并不理想，這也讓他很郁悶。
HR看過來 五步解決工資問題
HR看過來 五步解決工資問題
因為不知道是哪些問題導(dǎo)致了這一結(jié)果，在跟進(jìn)解決工資問題上，我采用的步驟是這樣的：
首先，熟悉原有的工資報表，了解它的結(jié)構(gòu)以及勾稽關(guān)系。
通過對過去幾個月的工資報表進(jìn)行分析，我大概知道了小華的核算思路。我總結(jié)他的思路是這樣：每個月由他來統(tǒng)計所有的異動數(shù)據(jù)，每個異動數(shù)據(jù)單獨(dú)編在工資表的附件(工資備忘錄)里，做工資的時候去查這個附件，根據(jù)附件的數(shù)據(jù)直接把核算值落到工資表中。這個思路有兩個問題，其一：第一手的異動數(shù)據(jù)并不完全在他手里，由他來統(tǒng)計經(jīng)常出現(xiàn)漏統(tǒng)情況，其二，統(tǒng)計出來的異動數(shù)據(jù)折合出的工資數(shù)在遷入工資表時，無法做驗證;其三、當(dāng)月的異動數(shù)據(jù)次月哪些需要刪除哪些需要保留，沒有做清晰的記錄。
其次，審核過去幾個月的工資表，加上hr369.com員工的反饋，就出現(xiàn)的錯誤數(shù)據(jù)和當(dāng)事人探討，詢問原因。
這樣做是非常有必要的，在長達(dá)兩個月的時間里，我和小華一起分析了數(shù)十個做錯的數(shù)據(jù)，最后我們得出兩個結(jié)論：其一，對于已統(tǒng)計出的各種異動，工資采用何種算法，他沒有清晰的認(rèn)識，比如說，一個當(dāng)月轉(zhuǎn)正的人績效工資應(yīng)該怎么算，基本工資應(yīng)該怎么算，他了解的并不透徹，當(dāng)然這并非是他一個人的原因，公司一直沒有這方面的規(guī)定，所以只能憑著感覺算。其二，他本身薪酬方面的知識不夠，對數(shù)據(jù)的含義沒有深刻的認(rèn)識，換言之，他對工資不敏感，看不到數(shù)據(jù)背后的薪酬含義(對于這一點(diǎn)，舉個簡單的例子，一個對工資數(shù)據(jù)敏感的人，看到基本工資里出現(xiàn)了781或者629這樣的數(shù)據(jù)，他就應(yīng)該立刻想到，這里一定發(fā)生了某種異動，因為1或者9這種值，是較少會出現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)工資的尾端的，對于這一點(diǎn)，各位也可以回查自己的工資看下。這是一個有趣的現(xiàn)象，其產(chǎn)生有另外的原因，它跟薪酬體系的設(shè)計有關(guān)，將來有機(jī)會再分享我的心得。)
得出這兩個結(jié)論的過程對我和他都是一個磨練意志的過程，因為問題太多了而且基本都集中在他身上，又沒有其他的書面資料可以參考(所有的算法都在他腦子里)，這使得每一次問題的研究都變成了質(zhì)證甚至審判，我不停的問，為什么會錯?為什么要這么算?同樣的異動情況上次你用的算法是a這次為什么用了b?你的依據(jù)是什么?沒有依據(jù)你為什么要這么做?你是上帝嗎?你憑什么決定別人的工資是m不是n?有一度我?guī)缀醮輾Я怂淖孕藕妥饑?yán)，我也因為看到一個蓬勃積極的人變得萎靡不振而懷疑自己是不是做錯，尤其我還是空降的管理人員，對情況也還不了解。我為此向?qū)熣髑笠庖?，?dǎo)師告訴我，解決問題的先決條件是找到問題產(chǎn)生的根源，當(dāng)根源在人的身上時，這會變成一個很復(fù)雜的過程，但是，要達(dá)成一致意見才能行動，在向一致意見靠攏的過程中，則要始終秉著一顆良善的心，并抱定解決問題而不是發(fā)現(xiàn)問題的初衷。這一建議，我如實寫在這里，也分享給那些正在經(jīng)歷著我或小華角色的人。
這兩個步驟做完以后，對工資問題的分析基本已經(jīng)做完了。
接下來我開始設(shè)計報表。
我的設(shè)計邏輯是：先用一張異動表，把當(dāng)月所有的異動情況全部統(tǒng)計入內(nèi)，并在異動表內(nèi)核算出對應(yīng)的工資額，做工資的時候，只需要把異動表內(nèi)各張sheet的異動額逐一遷入工資表內(nèi)，并在每個遷入值處做好備注，說明異動原因，就可以了。只要當(dāng)月的異動情況我統(tǒng)計全了，核算也正確，遷入過程無誤，就可以確保工資表是準(zhǔn)確的。每月的異動雖然情況多，但分?jǐn)偟蕉鄰埍砝锏臅r候，數(shù)量就小了，這個時候只要我把算法控制好，出錯的幾率就很小，而為了監(jiān)控遷入過程，確保遷入數(shù)據(jù)和異動數(shù)據(jù)一致，我單獨(dú)做了一個驗證算法模型，規(guī)范我認(rèn)為可能出錯的每一個遷入動作。
我先做了一個異動統(tǒng)計表，專門用來統(tǒng)計各種各樣的異動數(shù)據(jù)，每種異動一張sheet，整個異動表有22張sheet，統(tǒng)計了目前既存的22種異動類型(比如入職，離職，轉(zhuǎn)正，調(diào)崗，調(diào)薪，五險，兩金，個稅，工會費(fèi)等)，我規(guī)定以后出現(xiàn)新增的異動類型，就在后邊繼續(xù)增開sheet。
在設(shè)定每張sheet的字段時，只取和工資核算有關(guān)的數(shù)據(jù)，其他的一概不取，比如入職，有部門，時間，姓名，入職日期，試用期工資就可以了，其他的不用。因為整張表唯一的用途就是核算工資，和這一用途無關(guān)的其他信息都不需要錄入。整個異動表按月排列，最近一個月的異動表的有之前所有月份的異動數(shù)據(jù)，以便于查找。當(dāng)月存在該遷入的數(shù)據(jù)事后發(fā)現(xiàn)未遷入的，就用紅色字體標(biāo)注在當(dāng)月最末下月起始點(diǎn)處，便于下月發(fā)現(xiàn)。
所有異動對工資的影響，都在異動表里先算出來，并匯總出總數(shù)。我把各項異動類型對應(yīng)的算法設(shè)計出來，并固定好，薪酬專員只需要輸入具體的值(比如在職工作日，工資標(biāo)準(zhǔn)數(shù))，就可以自動算出結(jié)果。
在異動表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計上，也不再是做薪酬的人全部統(tǒng)計，而由異動數(shù)據(jù)產(chǎn)生的第一責(zé)任人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(舉個例子說就是入離職的數(shù)據(jù)由辦理入職的人提供，轉(zhuǎn)正的數(shù)據(jù)由負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)正工作的人提供)，在月底統(tǒng)一匯總給薪酬專員，這樣的分工我認(rèn)為更合理，它能使數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度提高。實際情況也確實如此。
然后我改進(jìn)工資表。
因為幾個下屬控股的子公司和總公司人員是交叉在一起的，工資數(shù)據(jù)也要由部門統(tǒng)一做，從前的做法是每個公司工資表都單獨(dú)做，完了以后再匯總成總表，總表和各公司分表都需要審核，且保持一致，并送不同部門，之前經(jīng)常出現(xiàn)工資總表和各子公司分表數(shù)據(jù)不一致的情況。現(xiàn)在我將這一邏輯改正過來，變成先做總表，再做分表，我規(guī)定只有總表和異動表數(shù)據(jù)做了完全遷入且驗證無誤以后，才能拆表形成分表，如果總表數(shù)據(jù)出現(xiàn)紕漏，必須重新拆表，不能在已拆的分表里邊改。為使拆分過程快速，我在總表增設(shè)了一個公司字段，用于篩選拆表。
此外，為了確保上月的異動數(shù)據(jù)在下月能被有效的處理(清除或者保留)，我規(guī)定工資表內(nèi)所有遷入的異動值都必須要有備注，寫清楚產(chǎn)生原因以及標(biāo)準(zhǔn)值應(yīng)該是多少，下月做工資的時候，先清理上月工資表所有備注，把備注清理完(驗證模型也會監(jiān)控清理過程，確保清理無誤)，才能遷入新數(shù)據(jù)。
把這兩張表做出來以后，我試算了兩個月，并不斷改進(jìn)。通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)比對和返查，工資數(shù)據(jù)質(zhì)量明顯提高了，出錯率大幅降低。第二季度的滿意度調(diào)查，從前對工資核算的抱怨沒有再出現(xiàn)。
這個時候，我開始考慮下一個問題：找誰來接手，以及如何保證工資的質(zhì)量不會因為我轉(zhuǎn)交出去了而降低?
從性質(zhì)上來說，改進(jìn)工資表和設(shè)計異動表，都是技術(shù)領(lǐng)域的活兒，現(xiàn)在要考慮的是管理領(lǐng)域的工作，即：如何選擇以及培養(yǎng)工資表的接班人。這一步如果行的不好，工資就會變成一個交不出去的工作。
來源：互聯(lián)網(wǎng)
皖公網(wǎng)安備34010202601961號
